研究室にSlackを導入した話

折角ブログ作ったし,継続していきたいなと思っていたところにいいネタが転がってきました。

きっかけ

私の所属してる研究室は元々メーリングリストで連絡を取り合っていました。正直,そこまで不便には感じてなかったんですよね。ただそういうスタイルに順応していたっていうだけなんですけど。

すっかりメール文化に慣れた私が初めてチャットツールに触れたのが先の記事に書いたインターンに参加したときでした。Chatwork株式会社さんのインターンでは当然同社の製品であるChatworkで連絡を取り合っていたのですが,すぐに気づきましたね。

「こっちのほうがいいやん」

というわけで研究室のコミュニケーションツール移行をたくらむようになりました。

導入前

ヒアリング

私一人がやるぞやるぞって息巻いててもしょうがないので,先生や学生に聞きました。移行が面倒といわれるかと思ったら割とみんな好意的な反応でした。

特に先生なんかは一つのアドレスにあらゆる連絡が来ることが面倒に感じていたようです。学生の中には研究室外ですでに使ってる人もいました。

みんな乗り気になってくれたので私も意気揚々と準備を進めます。

ツールの選定

Chatworkさんでお世話になった記事書いておきながらSlack選ぶんかい!って思う人もいるかもしれません。もちろんツールの選定にあたり候補には挙がっていたのですが,Slackを選んだ決め手となる理由が2つありました。

  • 研究室内の一部グループがSlackを既に使用していた。
  • 研究室外でChatworkの無料利用枠を限界まで使っている人がいた。

Slackがベストですね。 機能面でも一応比べましたが,多分研究室では(少なくとも最初は)基本の部分しか利用しないだろうからどれでも不満はないだろうということで導入しやすいSlackを選びました。

ちなみにChatworkとSlackは競合ツールではないそうです。 なら話題にするな

www.businessinsider.jp

ガイドラインの作成

どんな便利なツールでもルールなしで運用していたら崩壊しかねないですよね。といってもチャットツールの運用なんてしたことないので色んな会社,研究室の導入記事を読んで作成しました。

50人規模の部門にSlackを導入してみた結果 - Qiita

Slackを導入するまでの話 - ぐるなびをちょっと良くするエンジニアブログ

チャンネルの命名規則について - Kuro-Lab.

チャンネル名のガイドラインを作成する | Slack

特にChannelの管理は参考にしました。管理者のみが投稿するread onlyなチャンネルやプレフィックスの作成は今振り返っても必要だなと感じます。見た目がきれいになります。

結果的にチャンネルとガイドラインはこんな感じになりました。(ぼかしは先生の名前です)

チャンネルは今使ってるときに撮ったので,導入後のものも混じってます... 雰囲気をわかってもらえれば

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チャンネル

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ガイドライン

ガイドラインはSlackのポスト機能を使って書き,_read_only_チャンネルに投稿しています。普通の投稿とは別枠で表示されるのでいいですね。全員必ず追加される_read_only_チャンネルに投稿していれば必ず目を通してくれるはずだからです。

正直こういうものを読んでくれない人が一定数いるのはメール時代からわかっていたことなので,あとからでもここ参照してくださいって言えるようにドキュメント化しておくことが大事だと思いますね。

さあガイドラインを作った!基本となるチャンネルも作った!みんなをワークスペースに招待だ!

導入後

メーリスは最後の出番として研究室のみんなへとSlackを導入する旨を伝えてくれました。事前に色々口頭で言っていたのもあってみんなスムーズに移行してくれました。

私の研究室は週1で全員集まるゼミがあるので,そこで最後に全員と対面で確認。無事移行完了(ということに)しました。


移行できたのはよかったのですが,メールを送ってから確認までの2週の間で使い方を見ていると「これはどうなんだろう」という感じのもちらほら。例えば,メンションを使わない,誰もリアクションも何もしないみたいな。

でもしょうがないですよね。チャットツールを使うのは初めてという人もいるわけで,私も今回調べたからチャットツールを活かす運用法について知れたわけで。 これは私が調べた運用法を共有する必要があるなと感じ,移行を確認すると同時にスライドで運用法を紹介しました。当日発表したものとは一部違います(名前隠したりしてる)。

運用法をまとめるにあたり以下のサイトを参考にしました。

全職種必見!9つのSlackお作法で慮り力の高いコミュニケーションを目指す | manualog.net

ディレクターとして、コミュニケーションを取る時に意識している5つのこと | CyberAgent Developers Blog

VIVITAの slack 運用 & 整理術 - VIVITABLOG

紹介をしてからチャンネル作成やリアクション機能の利用など少しずつ動き始めた気がします。このまま活発になるといいなぁ

終わりに

スライドにも書きましたが,やはりオープンであることがメールとは違う点で大事にしていくべき点なのかなと思います。 Slackの評判は今のところいい感じです。

私の研究室は比較的自由で,コアタイムなどがありません。家でやりたいなら家でやればいいという感じです。それ故にオンライン上でのコミュニケーションがとても大事だと思うのですが,メールはやはりクローズな面があり,ほぼ皆無でした。メールでは先生やゼミをまとめる学生からの一方的な連絡が大半。質問しているような様子は見たことがありません。もしかしたら私の知らないところでしてるかもしれませんが。(研究室で実際に会えばよくコミュニケーションしてますよ!)

だとしても,他の人に質問が見えないというのが勿体ない話です。私が答えられる話かもしれないし,知りたい話かもしれない。オープンなコミュニケーションツールに移行したことで,こういった今までなかったコミュニケーションが芽生えるとうれしいですね。

まぁ全部運用法紹介してるサイトの受け売りなんですけど。



あと今回は最後にこのブログでアウトプットするつもりで色々進めてきました。だからドキュメントやスライドを作ったわけです。多分そのつもりじゃなかったらぬるっと移行して,ぐちゃぐちゃな使い方をしていたのかなーと思います。アウトプットを前提にインプットするといいという話を身をもって感じました。

というわけで,蛇足な話を色々してしまいましたが,これからコミュニケーションが活発に行えるように自らも積極的に使っていこうと思います!という乱暴な締め方しときます。